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발주서와 주문서 차이점 완벽 정리｜작성방법·양식·활용 팁
기업 간 거래나 물품 구매 과정에서 자주 등장하는 발주서와 주문서, 하지만 두 문서의 차이를 정확히 알고 계신가요?
이번 포스팅에서는 발주서와 주문서의 차이점부터 작성방법, 양식 구성, 그리고 실무에서 헷갈리기 쉬운 부분까지 한눈에 정리했습니다.
발주서와 주문서의 차이란?
발주서는 구매자가 공급자에게 상품이나 용역의 공급을 요청하기 위해 작성하는 공식 문서입니다.
반면 주문서는 공급자가 고객의 구매 의사를 확인하고 주문 내역을 정리하기 위한 문서입니다.
| 구분 | 발주서 | 주문서 |
| 작성 주체 | 구매자(발주처) | 공급자(판매처) |
| 작성 목적 | 상품/자재 공급 요청 | 주문 내역 확인 및 발송 |
| 포함 내용 | 품명, 규격, 단가, 납품기한, 금액 등 | 품목 정보, 수량, 가격, 주문자/공급자 정보 |
| 활용 시점 | 거래 요청 단계 | 주문 접수 단계 |
즉, 발주서 = 요청 문서, 주문서 = 응답 문서로 이해하면 쉽습니다.
발주서 작성방법
발주서는 거래 신뢰를 보장하는 핵심 문서이므로 다음 사항을 반드시 포함해야 합니다.
▪️발주처와 수주처 정보를 정확히 작성합니다.
▪️물품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 금액을 빠짐없이 기입합니다.
▪️납품 조건, 일정 등 거래 조건을 명확히 기입합니다.
▪️특이사항이나 작업 지시가 있다면 지시사항란에 기록합니다.
발주서는 거래 전 합의 사항을 명문화하는 역할을 하기 때문에, 작은 오탈자나 금액 누락이 없도록 꼼꼼히 확인하는 것이 중요합니다.
구매주문서 작성방법
구매주문서는 실제 물품 주문을 진행하는 단계에서 작성합니다. 실무에서는 보통 공급업체용과 내부보관용 2부를 작성합니다.
▪️발주 번호, 작성일자를 명시합니다.
▪️납기일은 공급 일정과 일치하도록 정확히 기입합니다.
▪️주문 내역을 상세하게 기록하고, 금액 오차가 없는지 검토합니다.
▪️수신업체와 참조 정보가 있다면 반드시 포함합니다.
정확한 구매 주문서 작성은 거래 오류를 예방하고 공급 일정 지연을 방지하는 중요한 절차입니다.
발주서와 구매주문서 주요 항목 비교
| 항목 | 발주서 | 구매주문서 |
| 주요 작성자 | 구매업체 | 공급업체 |
| 기입 항목 | 공급받는자, 공급자, 품명, 단가, 금액, 참고사항 | 품목 정보, 수량, 가격, 납기일, 양측 정보 |
| 문서 목적 | 공급 요청 | 주문 확인 |
| 활용 예 | 자재 발주, 용역 요청 | 상품 주문, 납품 요청 |
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 발주서와 주문서를 같이 써야 하나요?
기업 간 거래에서는 일반적으로 발주서만으로도 계약이 성립되지만, 공급자 입장에서는 주문서를 별도로 작성해 거래 명확성을 높이기도 합니다.
Q2. 발주서 작성 시 법적 효력이 있나요?
발주서는 서면 계약의 일종으로, 금액·조건이 명시되어 있다면 법적 효력이 있습니다. 단, 서명 또는 직인이 반드시 포함되어야 합니다.
Q3. 발주서 양식은 어디서 구할 수 있나요?
국가공공데이터포털이나 기업회계 서식 사이트에서 무료로 다운로드할 수 있으며, 회사 전용 ERP 시스템 내에서도 자동 생성이 가능합니다.
마무리 및 활용 팁
이처럼 발주서와 주문서의 차이를 이해하면 거래 과정의 혼선을 줄이고, 문서 작성의 정확성을 높일 수 있습니다.
특히 중소기업이나 스타트업의 경우, 표준 서식을 만들어두면 효율성이 크게 향상됩니다.
지금 바로 회사 표준 발주서 양식을 정리해두세요.
문서 하나가 거래 신뢰를 결정짓습니다.
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